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实习生不会写邮件? 7招教你轻松搞定工作邮件

2016年05月10日15:30 来源:小站整理
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摘要:留学生回国的人数呈逐年上涨的趋势,国内留学生的就业压力也越来越大,想要在同等的竞争者中脱颖而出,丰富的实习经验会给你加分不少,那么如何应对海外实习工作中的小问题呢?

近年来,海外留学生毕业后归国人数比例逐年上升,不管是在国内还是国外找工作,大学期间的实习生活都是最宝贵的财富,当然在实习过程中也会多多少少的遇到一些小麻烦。在国外工作中最多的联系方式就是邮件,不管是联系老师、同学,或是工作后的联系老板、客户等等都会用到邮件。那么美国社会最常用的通讯方式—邮件,又该怎么写呢?工作中需要注意哪些问题呢?小编帮你来解答。

实习生不会写邮件? 7招教你轻松搞定工作邮件图1

1.Subject Line 标题

写文章要有标题,写邮件当然也不例外。邮件的标题要求必须是简洁和清楚的总结邮件出题的内容。例如:Subject line: Summary of Our Meeting with ABC Suppliers又或是市场宣传类的邮件标题:- Join us at the MLH Scholars Luncheon!(号召性的标题)- 3 Tools to Simplify Your Marketing (总结式的标题)

2.Simplified Sentences 简化句子

忌用复杂的长单词或是技术术语使邮件内容累赘冗长,而是应该尽量简化邮件里的句子。但这并不代表不能使用复合句(用and, although, or等连词组合起来的句子),只要保证长句是清楚易懂的就没有问题。例如:原句:In 1962 , Steinbeck received the Nobel Prize for Literature.简化后的句子: Steinbeck won the Nobel Prize in Literature in 1962.

3.Who are readers? 明确读者

邮件的阅读者是同事、客户还是老板?邮件应该采用正式还是非正式的语气?

例如:非正式 – Thanks for emailing me on 15th February.正式 – Thank you for your email dated 15th February.

非正式 – Sorry, I can’t make it.正式 – I am afraid I will not be able to attend.

非正式 – Can you…?正式 – I was wondering if you could….?

4.Capital letters, punctuation, spelling and basic grammar 注意小的细节

尤其是在工作中的邮件,对于细节的注重能够看出个人本身的修养和工作的专业态度。

Capital letters 首字母大写:

什么时候使用大写字母?

每一句的第一个单词的第一个字母,第一人称“我”,人名或是头衔,电影、书籍和作品等的名字,月份,星期,季节,节日,国家或大洲,河流、海洋、湖泊等,沙漠、山地等地点名称

,街道、大楼或是公园等

5.Direct or indirect 直接或是不直接

美国普遍的工作邮件风格都是较直接、不是很正式的。但对于英语非母语的留学生来说这样的风格不好把握,稍微弄不好还会让别人误会自己是粗鲁没有礼貌。例如以下两种直接和非直接的用法,前者就稍显没有礼貌。

Direct– I need this in half an hour.

Indirect and polite– Would it be possible to have this in half an hour?

Direct– There will be a delay

Indirect– I’m afraid there may be a slight delay.

Direct– It’s a bad idea

Indirect– To be honest, I’m not sure if that would be a good idea.

6.Be positive 积极的态度

邮件里的用词用句都能够体现个人的态度和性格,要巧妙的选用显示积极态度的词语,表现出自己在工作中的Can-do精神。

显示积极态度的词:helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity

显示负面态度的词:busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard

7.Get feedback 请教别人的意见

向身边写作能力好、工作经验足的朋友、同事或是老师求教,请他们帮忙看看你的邮件,从而根据他们的意见改进提高。

另一个方法则是注意观察和学习其他人写的好的邮件。例如收到来自同事的、老板的或是教授的邮件,注意学习他们的用词用句然后记录下来,收为己用!

7个小方法教你如何应对美国职场中最基本联系方式,想要在职场中游刃有余,要多读书增加自己的专业知识、人际关系的应对等等,想要成为安迪一样的职场精英?还不去读书。

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