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留学生邮件交流的5大雷区 正反举例教你提高邮件交流效率

2016年11月03日17:04 来源:小站整理
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摘要:留学生的学习和生活中最常见的联系方式就是邮件,平常习惯了微信和电话的我们该如何适应国外的这种生活?急需教授的帮助却得不到回复,在这种情况下如何有效的提高email的交流效率成了留学生的必备技能。

每个你所学课程的教授乃至你将来的雇主,每天都会收到几十到上百封邮件——email,作为国外校园和职场最主流和正式的交流方式之一,在每个人的学习生活中扮演了十分重要的角色。而作为中国留学生,我们习惯了微信、QQ等更随意快捷的沟通之后,到了国外在需要使用email时往往因为缺乏经验而使得交流效率低下,有时候甚至根本得不到回复——这时,很多同学就抱怨了,觉得教授、老板不近人情,所以不回自己的信息。

留学生邮件交流的5大雷区 正反举例教你提高邮件交流效率图1

但事实上,即使是最nice的教授或领导,面对堆积如山的email,由于时间有限,他也只能有选择性地回复一部分。所以今天我们探讨的关键就是,如何成为被教授选中的那一部分!以下是五种从他人的角度出发,你的email被“刷掉”的原因:

1. 你没有考虑到我的时间安排

错误例子:“I’d love to get your thoughts on this presentation before my meeting today.”

(我希望您能在我今天上台之前给我的报告一些建议。)

当教授看到这封邮件的时候,或许他的第一想法是“可以啊”,然而当他打开附件,才发现你给他发了一份65页的报告,而且还需要今天就给你答复——如果你是他,你会怎么做呢,应该也是直接忽视了吧?

因为这样的请求,完全没有考虑到对方的情况,是不切实际的;就算教授再热情友善,想要帮助一名国际学生,他也不可能清空其他日程,抽出时间紧急帮你过一遍这份报告;反之,你甚至会给他留下一个“不考虑他人安排”、“不提前做好打算”的坏印象;于是,你将来毕业求职、申请研究生还想要找他写推荐信的话,他“say yes”的可能性就很低了。

正确例子:“I’d love to get your feedback on my 65-page presentation before next Friday. I know that’s a lot to read, so let me know when it would be a good time for me to send it over.”

(在下周五之前,我这里有一份65页的报告需要一些建议。我知道阅读量很大,所以请让我知道什么时候发给您比较合适。)

总结:一定要给足对方考虑的时间,展现出你care对方的时间安排,不要一味只顾表达自己的需求。

2. 我不知道你到底想要什么

错误例子:“Here’s my presentation for next week.”

(这是我下周的报告。)

很多同学想要教授给自己的报告或者essay一些建议,于是就直接把文件添加在附件中,仅仅在正文中提了一下附件是什么,其他啥也不说。

也许教授见多识广,大概也能揣测到你是想要一些建议,但是你没说啊——那么他也不会“自作多情”地就着手开始看你的文件,这封邮件便只能永远躺在收件箱里了;因为大家的时间都很宝贵,他没有那么多功夫去揣测你到底是不是真的要一些建议——而建议也分很多种,他也不知道你需要的是哪方面的建议:是对整体结构的?还是立意?是不知如何开头,还是没有头绪要如何收尾?

正确例子:“Here’s my presentation for next Friday. I’d love your expertise in choosing the appropriate way of ending it based on the contents in the body. Let me know if you have any ideas!”

(这是我下周五的报告,根据主题部分涉及的内容,我需要您基于您的专业知识给我的收尾方式一些建议;如果您有任何想法都可以告诉我!)

总结:每一封邮件都需要把目的表达清楚,并且明确告诉对方下一步是什么,而不是把“揣测”的责任推给收件人。

3. 我不知道我为啥收到这封邮件

错误例子:你发了一封邮件给你的领导,然后cc(抄送,类似于微博的@)了同一个部门里所有其他工作人员,但是没有提及cc的原因。

你在一个学生会的部门工作,或者你在一家公司实习,在兴高采烈地完成了一份报告后,你发给了你的领导并且cc了同部门的所有人;你cc的原因可能并不是想要你的同事们给你一些建议,只是希望让大家熟悉你的工作进度,尤其是有一些同事接下来的工作会和你的报告内容有关联,需要掌握其中的一些数据。

但是,每个人每天处理email的时间十分有限,你不加说明的抄送,如果他们不仔细阅读和分析的话只会一脸懵逼,这将极大影响他人的工作效率,对于一个组织来说是很致命的。

正确例子:你应该把cc每个人的原因说清楚,即使这个原因只是“现阶段希望你关注一下目前的进度”,你也要明确提到。

总结:当你发出一封邮件时,不能想当然地假设所有人都知道为什么会收到这封邮件,而作为发送者——你是最清楚的,于是你有责任让每个人知道这封邮件是干啥的。

留学生邮件交流的5大雷区 正反举例教你提高邮件交流效率图2

4. 你除了说要啥,其他啥也没说

错误例子:“Do you have a cat I can borrow for my presentation?”

(你有养猫吗?我汇报演讲的时候想借用一下。)

就算对方有养猫,对方也乐意帮助你,但是看到这样的信息,可能也不会想要回复。因为你只说了你要借猫,却没说什么时候借,借多久,怎么还;在对方从你的邮件中什么信息都无法提取的情况下,既不放心也不知道要如何帮你。对方的收件箱中躺着大量待处理并且有着明确时间要求的未读邮件,按优先级来说,肯定是越明确的越快得到处理。

时间一长,你的邮件很快就被遗忘了。

正确例子:“Can you let me know by Thursday afternoon if you have a cat I can borrow for my presentation on Friday morning? It’s only for 2 hours and I’ll send her back home by noon myself.”

(我周五上午的报告需要借用一只猫,请问你周四下午前可以给我一个答复是否能借我吗?全程大概要两个小时左右,我中午前会把她送回家。)

总结:当你需要别人的帮助时,越具体越好,既减轻对方的负担,也方便对方操作。

5. 我不知道你在说什么

错误例子:“Pls send CTR dek 4 “SFW cat” by EOD.”

(不用在意这句话什么意思,反之十个人里面有九个看不懂,剩下一个看都不看就pass了。)

不要假设每个人都和你一样“潮”,也不要觉得用大量的缩写很酷很便捷,如果你不能接受中文中的类似于“7788520”这样俗气又过时的表达,也请不要觉得歪果仁会对用“by EOD”来表达“by end of day”(今天结束之前)的邮件有什么好感。

正确例子:说人话。

总结:说人话,即使不用最正式的英语句法和词汇,也尽量做到不用罕见缩写等过于炫酷的表达。

即使避开了以上所有雷区,对方还是不一定会回你,但在这种情况下,对方更可能是真的没时间,而不是你邮件的问题。举手之劳,大大增加你的邮件被回复的机会,何乐而不为呢?


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